Case studyA+W Software

A+W Software

Med over 40 års erfaring er A+W Software markedsleder inden for software til planglasindustrien samt til vinduer og døre. De udvikler ERP-, PPS- og optimeringssoftware med henblik på at gøre glas- og vinduesproducenter endnu mere effektive.

Område

Udfordring

Digitalisering og strømlining af tids- og ressourcekrævende processer

A+W Softwares løsning er modulopbygget og kompleks i sit design for at imødekomme kundernes behov. Da hver enkelt glasrude skal planlægges individuelt og fremstilles efter mål, ville et standard ERP-system ikke kunne klare det.

Ud over den generelle kompleksitet i forbindelse med salg og udrulning af dette system til kunderne, var kontrakterne og procesdokumentationen en stor opgave hver gang. At skulle udskrive og manuelt folde disse kontrakter, der ofte bestod af over 30 sider, var en stor belastning for A+W’s administrative personale. Tag i betragtning, at disse ofte blev udskrevet op til tre gange, sammen med yderligere udskrivning af tilbud – her står de med en betydelig mængde papir- og udskrivningsomkostninger sammen med den tid og indsats, der blev lagt i denne opgave.

Løsning

I første omgang var A+W primært interesseret i at digitalisere deres salgsfunktion, men da de først så fordelene ved Scrives løsning, blev det klart, at der var et stort uudnyttet potentiale i digitaliseringen af andre processer, herunder HR-aftaler. 

A+W overvejede mange forskellige partnere til at guide dem på deres digitaliseringsrejse, men nåede til sidst frem til den konklusion, at Scrive var det rette valg for dem.

En vigtig faktor var Scrives europæiske fokus, hvilket gav A+W tillid til, at de markeder, hvor hovedparten af deres kunder befinder sig, også var en prioritet for Scrive. Dette tager hensyn til lokale bestemmelser, lokal support og kendskab til markedstendenser.

At tage A+W’s komplekse aftaler og strømline processen med at sende dem ud og fjerne den dyre proces med at printe, folde og sende dem med posten, var det første skridt i en større digitaliseringsindsats.

A+W’s HR-afdeling bruger nu også Scrive til tilbudsbreve, ansættelseskontrakter og kommissions-/bonusaftaler for deres salgsteam. Dette har givet generelt gode tilbagemeldinger fra alle involverede parter.

Sådan virker det

Salg

  • Når en sælger har identificeret en kundes behov, udarbejder han/hun et dokument, der forklarer den modulære opbygning af A+W’s løsning i dette tilfælde.
  • Tidligere skulle dette dokument udskrives og foldes manuelt, inden det blev sendt til kunden, og man skulle vente dage, hvis ikke uger, på at få svar. Nu er denne proces med Scrives hjælp blevet digitaliseret og kan gennemføres på en brøkdel af den tid, det tager.
  • Når forslaget er blevet godkendt, genereres et tilbud/en kontrakt, som sendes digitalt til kunden.

HR

  • Når det er tid til at aftale en kommissions- eller bonusstruktur for salgsteamet, sender HR dette digitalt, hvilket forenkler processen for alle involverede, samtidig med at den er klar og sikker.
  • At sende tilbudsbreve til nye medarbejdere digitalt, har fremskyndet processen og opbygger tillid tidligt i forholdet til nye teammedlemmer.

Results

60%
Reduktion

af administration og sagsbehandlingstid for kontrakter.

10 000+
sparede papirssider

Der er sparet titusindvis af sider papir.

"Der er et enormt potentiale for digitalisering i Tyskland lige nu. Mange virksomheder har ikke været klar til det tidligere, men digitalisering af papirprocesser og indførelse af e-identifikation på markedet er noget, vi har desperat brug for."

Kai Frenzel, CFO at A+W Software
Konklusion

Implementeringen af Scrive har været et yderst vellykket projekt for teamet hos A+W Software, som har fremskyndet deres tidligere langsomme og manuelle kontraktproces og samtidig reduceret deres forbrug af papir betydeligt.

Digitalisering er altid et stort projekt for en virksomhed at tage fat på, men A+W har fundet ud af, at det at tage det trin for trin ikke kun giver store fordele på kort sigt, men også tydeliggør vejen mod fremtiden for en organisations digitale transformation. Hvis du leder efter dit næste skridt mod det samme, hvorfor så ikke give vores gratis prøveperiode et forsøg?

Klar til at teste det selv?

Prøv det nu eller lær mere

Tilmeld dig en gratis konto, eller ring til os, og fortæl os, hvad du prøver at løse.