Case studyDin Bil

Din Bil

Din Bil’s servicecentre strømlinede deres kontoaktiveringsproces for B2B-kunder med Scrive Onboarding Portal.

Område

Din Bil: Hurtig B2B onboarding

Din Bil Sverige AB er en bilkoncern, der repræsenterer Volkswagen, Audi, SEAT, ŠKODA, Porsche og Volkswagen Transport, med forhandlere og servicecentre i hovedstadsområderne Stockholm, Göteborg og Malmø.

Udfordring

Oprettelse af nye faktureringskunder

Et almindeligt scenarie på Din Bil’s servicecentre er, at en kunde har brug for at betale via en faktura, typisk når en firmabil skal til service.

Før kunden kunne køre væk sin bil eller modtage en ny reservedel, skulle fakturering oprettes.  Dette var en manuel proces, der involverede kunden, kundens arbejdsgiver og flere Din Bil-afdelinger.

Den korteste leveringstid for at aktivere en fakturakunde var en hel arbejdsdag, og det kunne nemt tage dage eller endda uger.

Udfyldelse og behandling af en papirformular med kundens oplysninger, var kun begyndelsen. Der var også behov for virksomhedsoplysninger for kundens arbejdsgiver, herunder en bekræftelse af den part, der er bemyndiget til at handle på kundens vegne, samt en kreditanmodning og -vurdering.
Der er behov for godkendelser og underskrifter fra flere parter, hvilket kræver adskillige manuelle trin, som kan omfatte telefonopkald, e-mails og endog fremsendelse af dokumenter med posten.

Et andet problem var kreditvurderingsprocessen, som var upræcis og upålidelig, da den kun gav få muligheder for kreditgrænser: 10.000, 20.000 og 30.000 SEK. Og det var ikke nødvendigvis klart for virksomhedens underskriver, hvem af deres medarbejdere der havde ansøgt om kreditten.

Din Bil havde brug for en ny onboarding proces. De ledte efter en måde, hvorpå de kunne aktivere nye faktureringskunder meget hurtigere. En proces, der ville øge kundetilfredsheden og samtidig minimere den administrative kontakt. Ligeledes havde de brug for en bedre kvalitetssikring, både til kreditvurderingsprocessen og til at sikre, at den rigtige person og det rigtige antal personer underskriver aftalen.

Løsning

Self-service portal

Din Bil så Scrives Onboarding Portal som en løsning til at automatisere disse trin og forbedre kvaliteten i en enkel, 100 % digital proces.

Hele arbejdsgangen styres inden for rammerne af portalen. Scrives automatiserede proces opbygger den digitale aftale i realtid og leverer den underskrevne kontrakt med minimal berøring for alle involverede parter: Din Bil’s administrative personale, kunden og kundens arbejdsgivere.

Sådan fungerer det

  • For at starte processen, skal kunden blot indtaste sine personlige oplysninger, sit virksomhedsregistreringsnummer og en anmodning om en kreditgrænse. Scrive indhenter alle virksomhedsoplysningerne, herunder navnene på de underskriftsberettigede parter, fra et virksomhedsregister.
  • Kunden kan vælge en kreditgrænse fra en drop-down-menu med valgmuligheder fra 10.000 til 50.000 SEK i intervaller på 5.000 SEK. De kan også vælge, hvilken af deres arbejdsgivers underskriftsberettigede parter der skal modtage aftalen til underskrift.
  • Et automatisk registeropslag kontrollerer den ønskede kreditgrænse i forhold til virksomhedens kreditvurdering.
  • Derefter genererer Onboarding Portal selve e-kontrakten og starter arbejdsgangen for e-signering. Alle underskrivende parter modtager en e-mail eller SMS-invitation til at underskrive aftalen, hvilket de kan gøre hvor som helst og på en hvilken som helst enhed.
  • Når alle parter har underskrevet, forsegles den færdige aftale digitalt for at beskytte den mod enhver manipulation eller ændring og arkiveres automatisk. Der gemmes en detaljeret hændelseslogbog sammen med aftalen som bevis for en juridisk bindende underskriftsproces.

Scrive Onboarding Portal opfyldte alle Din Bil’s mål om en hurtig og sikker proces med et minimum af klik og manuel indtastning. Det giver et hurtigere svar til kunden, en mere pålidelig kreditvurderingsproces, en måde hvorpå virksomhedens underskriver kan vide, hvem i deres personale der har ansøgt om kreditten, og mulighed for at underskrive aftalen når som helst, på stedet eller remote.

Resultater

30min
Aktivering

Din Bil kan nu aktivere en ny fakturakunde på kun 30 minutter. Den gamle proces ville tage mindst en hel arbejdsdag, og i værste tilfælde, op til flere uger.

90%
Mindre administration

Scrive-processen eliminerer de fleste manuelle administrative trin og involverer færre Din Bil-afdelinger.

"Scrive leverede præcis det, vi ønskede: en enkel og sikker løsning, der forkorter leveringstiden og minimerer antallet af knapklik og manuel indtastning. I nogle tilfælde er kreditten bogført på kun 15 minutter. Vores kunder er mere tilfredse, og processen er meget nemmere for os."

Henrik Åding Travel Account Manager hos Din Bil
Resultater

Kundetilfredshed, mindre administration

Din Bil kan nu aktivere en ny fakturakunde på kun 30 minutter. Den  gamle proces tog minimum en hel arbejdsdag, men kunne tog ofte dage eller endda uger.

Kundetilfredsheden er steget, og antallet af administrative trin er blevet reduceret drastisk. Chefen hos Din Bil kan nu overdrage bilen til kunden uden at skulle vente på, at regnskabspersonalet manuelt skal godkende kreditten. Og fordi Scrive-processen kræver færre underskrifter fra Din Bils side, behøver en afdeling mindre at være involveret. Alle dokumenter gemmes nu digitalt, hvilket yderligere forenkler arbejdet for det administrative personale.

Klar til at teste det selv?

Prøv det nu eller lær mere

Tilmeld dig en gratis konto, eller ring til os, og fortæl os, hvad du prøver at løse.