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Offboarding – Archivierung von unterzeichneten Dokumenten

Warum Dokumente archivieren?

Wenn ein Dokument mit Scrive signiert wird, wird es standardmäßig in Ihrem Scrive E-Archiv gespeichert. Es gibt jedoch auch andere Cloud Speicher Anbieter für die Archivierung von Ihren signierten Dokumenten.

Ein wesentlicher Vorteil eines Cloud-Speichers ist die Möglichkeit einer direkten Synchronisierung mit den internen Prozessen Ihres Unternehmens. Wenn beispielsweise ein Dokument signiert wird, können weitere Aktionen ausgelöst werden.

Offboarding Optionen

Zurzeit können Sie aus folgenden Cloud Speicher Anbietern wählen: 

  • Box
  • Dropbox 
  • Google Drive 
  • NetDocuments 
  • OneDrive 
  • Sharepoint 
  • SFTP 

Was passiert, wenn Sie Dokumente archivieren?

Wenn alle Parteien das Dokument unterschrieben haben, wird es automatisch in einem Ordner mit dem Namen “Scrive-Signed” archiviert, der sich im Stammverzeichnis Ihrer ausgewählten Archivierungsumgebung befindet. Dieser Vorgang dauert nur ein paar Minuten.

Wie kann ich mit Offboarding loslegen? 

Klicken Sie in Ihrem Scrive Konto in der linken Menüleiste auf Konto -> Integrationseinstellungen -> Offboarding.

Finden Sie diese Option nicht?

  • Diese Option ist nur verfügbar, wenn Offboarding in Ihrem Scrive-Abonnement enthalten ist. Wenden Sie sich an das Vertriebsteam, um diesen Dienst hinzuzufügen.
  • Wenn Sie Scrive Classic verwenden, kontaktieren Sie bitte direkt den Support um den Dienst zu aktivieren. Senden Sie uns eine E-Mail oder rufen Sie uns zwischen 08:00-17:00 Uhr (MEZ) unter +46 8 557 661 67 an.

Danach

Wählen Sie das gewünschte Cloud Service aus, klicken Sie auf “Verbinden” und folgen Sie den Anweisungen, um die Verbindung zu Scrive zu aktivieren. Die Herstellung der Verbindung kann bis zu 24 Stunden dauern. 

Bei der Einstellung zu beachten

Wenn ein Benutzer mit der Admin-Rolle die Offboarding-Einstellungen einrichtet, wird die Änderung für alle Benutzer dieses Kontos übernommen. Wenn ein Benutzer mit der Standard-Rolle die Offboarding-Einstellungen einrichtet, wirkt sich dies nur auf diesen Benutzer aus.

Mehr dazu

Detaillierte Anweisungen zur Verbindung mit Ihrer spezifischen Archivierungsumgebung finden Sie in dem entsprechenden Artikel:

Kontaktieren Sie uns

Falls Sie Unterstützung benötigen oder das Offboarding in Ihren eigenen Prozess integrieren möchten, setzen Sie sich mit unserem Vertriebsteam in Verbindung und wir helfen Ihnen dabei.

 

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