Case study › A+W Software

A+W Software

A+W Software zählt mit über 40 Jahren Erfahrung zu den Marktführern für Software in der Flachglasindustrie und der Fenster- und Türenherstellung. Sie entwickeln ERP-, PPS- und Optimierungssoftware, um Glas- und Fensterhersteller noch effizienter zu machen.

Bereich

Herausforderung

Digitalisierung und Rationalisierung von zeit- und ressourcenaufwendigen Prozessen

Die Lösung von A+W Software ist modular und komplex aufgebaut, um den Anforderungen der Kunden gerecht zu werden. Da jede Glasscheibe individuell geplant und nach Maß gefertigt werden muss, wäre ein Standard-ERP-System nicht geeignet.

Zusätzlich zu der allgemeinen Komplexität des Vertriebs und der Einführung dieses Systems bei den Kunden, stellten die Verträge und die Prozessdokumentation jedes Mal ein großes Unterfangen dar. Das Drucken und manuelle Falten dieser Verträge mit oft mehr als 30 Seiten belastete die Verwaltungsmitarbeiter von A+W erheblich. Wenn man bedenkt, dass die Verträge oft bis zu dreimal zusätzlich zu Angeboten und Kostenvoranschlägen ausgedruckt werden mussten, waren die Papier- und Druckkosten sowie die in diese Aufgabe investierte Zeit und Mühe nicht unerheblich.

„Als wir die Verträge noch auf Papier ausfertigten, mussten wir sie mit der Post verschicken. Dies führte zu Vorlaufzeiten von drei Tagen, wenn der Kunde schnell war, oder 30 Tagen, wenn der Kunde langsam war. Ganz zu schweigen von Kunden im Ausland, bei denen es noch länger dauern konnte!“

Kai Frenzel CFO, A+W Software GmbH
Lösung

Zunächst ging es A+W vor allem darum, den Vertrieb zu digitalisieren. Als das Unternehmen jedoch die Vorteile der Lösung von Scrive erkannte, wurde schnell klar, dass es bei der Digitalisierung anderer Prozesse, einschließlich der Personalverträge, viel ungenutztes Potenzial gab.  

A+W zog viele verschiedene Partner in Betracht, die das Unternehmen auf seiner Digitalisierungsreise begleiten sollten, kam aber schließlich zu dem Schluss, dass Scrive die richtige Wahl war.

Ein wichtiger Faktor war die europäische Ausrichtung von Scrive, die A+W die Gewissheit gab, dass die Märkte, in denen der Großteil der Kunden ansässig ist, auch für Scrive Priorität haben. Dies galt auch für lokale Vorschriften, den lokalen Support und das Bewusstsein für Markttrends.

Die Übernahme der komplexen Verträge von A+W und die Rationalisierung des Versandprozesses, bei dem das kostspielige Drucken, Falten und Versenden per Post entfällt, war der erste Schritt in einem größeren Digitalisierungsprojekt.

Die Personalabteilung von A+W nutzt Scrive nun auch für Angebotsschreiben, Arbeitsverträge und die Provisions-/Bonusvereinbarungen des Vertriebsteams. Das Feedback aller Beteiligten ist durchweg positiv.

So funktioniert es:

Vertrieb 

  • Sobald ein Vertriebsmitarbeiter die Bedürfnisse eines Kunden ermittelt hat, erstellt er ein Dokument, in dem der modulare Aufbau der A+W-Lösung für diesen Fall erläutert wird.
  • In der Vergangenheit musste dieses Dokument vor dem Versand an den Kunden manuell gedruckt und gefaltet werden. Anschließend dauerte es Tage, wenn nicht Wochen, bis die Antwort eintraf. Mithilfe von Scrive wurde dieser Prozess digitalisiert und kann nun in einem Bruchteil der Zeit erledigt werden.
  • Nach Genehmigung dieses Vorschlags wird ein Kostenvoranschlag/Vertrag erstellt und digital an den Kunden gesendet.

HR

  • Wenn es an der Zeit ist, eine Provisions- oder Bonusstruktur für das Verkaufsteam zu vereinbaren, versendet die Personalabteilung diese digital, was den Prozess für alle Beteiligten vereinfacht und gleichzeitig übersichtlich und sicher macht.
  • Das digitale Versenden von Angebotsschreiben an neue Mitarbeiter hat den Prozess beschleunigt und schafft schon früh Vertrauen in die Beziehung zu neuen Teammitgliedern.

Ergebnis

60%
Verringerung

der Verwaltungs- und Bearbeitungszeit von Verträgen
Zehntausende Seiten Papier eingespart

10 000+
Blatt Papier eingespart

„In Deutschland gibt es gerade ein enormes Digitalisierungspotenzial. Viele Unternehmen waren in der Vergangenheit noch nicht bereit dafür, aber die Digitalisierung von Papierprozessen und die Einführung des elektronischen Identitätsnachweises ist etwas, was wir dringend brauchen.“

Kai Frenzel, CFO at A+W Software
Fazit

Durch die Beschleunigung des zuvor langsamen und manuellen Vertragsprozesses bei gleichzeitiger erheblicher Reduzierung des Papierverbrauchs war die Einführung von Scrive ein äußerst erfolgreiches Projekt für das Team von A+W Software.

Die Digitalisierung ist für Unternehmen immer ein großes Projekt. A+W hat jedoch festgestellt, dass ein schrittweises Vorgehen nicht nur kurzfristig große Vorteile bringt, sondern auch den Weg in die Zukunft des digitalen Wandels eines Unternehmens ebnet. Wenn Sie auf der Suche nach dem nächsten Schritt in dieselbe Richtung sind, sollten Sie unsere kostenlose Testversion ausprobieren.

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