Kia

Effektives Onboarding und Vertragsmanagement

Durch die Zusammenarbeit mit Scrive und Sweet hat Kia den Prozess für Rahmenverträge für seine schwedischen Vertragshändler digitalisiert und damit den Verwaltungsaufwand drastisch reduziert, die Vorlaufzeiten von Wochen auf einen Tag verkürzt und ein besseres Kundenerlebnis geschaffen.

Herausforderung

Kia musste die Abwicklung von Rahmenverträgen für seine zahlreichen Händler in ganz Schweden rationalisieren. Die Erstellung von Verträgen mit B2B-Kunden war ein manueller Prozess, der mehrere zeitaufwändige Schritte umfasste, einschließlich der Datenerfassung aus verschiedenen Quellen und Unterschriften von mehreren Parteien sowie den längeren Vorlaufzeiten für den Versand der Verträge per Post. Außerdem fehlte ein klarer Überblick über den Vertragsstatus, und das Abrufen von Informationen war ein langwieriger Prozess mit mehreren manuellen Schritten, der oft Fehler in den Verträgen verursachte.

Kia hatte eine Reihe von Abläufen, die automatisiert werden sollten:

• Abrufen von Konzernstruktur und Unternehmensinformation
• Sammeln von Informationen über den Fuhrpark des Kunden, sowohl über den gesamten Fuhrpark von Kia (der die Grundlage sowohl für das Expansionspotenzial als auch für die Berechnung des Rabatts bildet)
• Möglichkeit für den Händler, Vereinbarungen zur Genehmigung automatisiert an die Zentrale und dann an den Kunden weiterzuleiten

Lösung

Der Ausgangspunkt war die Vereinfachung des Informationsmanagements und die Schaffung eines schnellen und reibungslosen Onboardings für B2B-Kunden mit einem automatisierten Vertragsablauf. Dank Sweet Digital Forms können alle Kia-Händler den gesamten Onboarding- und Vertragsprozess von Anfang bis Ende in einem einzigen digitalen Ablauf abwickeln.

Der Business-Flow integriert Business-Intelligence-Funktionen und zeigt dank automatischer Informationsbeschaffung Daten wie die Konzernstruktur des Unternehmens in Echtzeit ohne manuelle Eingabe an. Auf diese Weise erhalten Händler alle Daten, die sie für jedes einzelne Geschäft benötigen. Wenn alle erforderlichen Informationen vorhanden sind, wird der Unterzeichnungsablauf über Scrive erstellt und in richtiger Reihenfolge an die Parteien versendet und kann natürlich Schritt für Schritt verfolgt werden.