Miksi sähköinen
allekirjoittaminen kannattaa?

Sähköisten allekirjoitusten tullessa kirjoitettujen sopimusten viralliseksi standardiksi on luonnollista, että mieleen juolahtaa kysymyksiä siirtymisestä paperisten asiakirjojen allekirjoittamisesta digitaaliseen toimintatapaan. Tällaisen allekirjoittamisen kätevyys on ilmiselvää, mutta onko se turvallista? Onko se lainmukaista? Ja miten se toimii?

Ota yhteyttä Kokeile ILMAISEKSI

Enemmän kuin pelkkä digitaalinen raapustus

Mitä sähköinen allekirjoittaminen on? Asiakirjan sähköinen allekirjoittaminen on hyvin helppoa: se tarkoittaa yksinkertaisesti henkilökohtaisen allekirjoituksen lisäämistä digitaalisen sopimuksen alareunaan tai jopa pelkästään “Allekirjoita”-painikkeen napauttamista.

Mutta se antaa paljon enemmän kuin mitä silmä erottaa. Oikeanlaisella sähköisen allekirjoittamisen palvelulla sähköinen allekirjoittaminen voi itse asiassa olla turvallisempaa ja luotettavampaa kuin kynällä paperille kirjoitetut allekirjoitukset.

Mikä tekee allekirjoituksesta lainmukaisen?

Jotta kaikki sopimukset – olivatpa ne paperisessa tai sähköisessä muodossa – ovat laillisesti sitovia, näiden kolmen pääkohdan on täytyttävä:

  • Todiste allekirjoittajan aikomuksesta sitoutua sopimukseen, mikä voi merkitä painikkeen napauttamista
  • Todiste allekirjoittajan henkilöllisyydestä, mikä voi merkitä sähköpostiosoitetta, johon sopimus lähetettiin
  • Asiakirjan koskemattomuus: tapa, joka osoittaa, ettei sopimusta ole muutettu sen allekirjoittamisen jälkeen

Haluatko tietää enemmän? Kuule lainoppineen selkeät ja yksinkertaiset perustelut näistä lyhyistä videoista.

Sähköisen allekirjoittamisen perusvaiheet

Miten Scrive toteuttaa nämä kolme perustekijää? Tutustutaan yksinkertaiseen allekirjoittamisprosessiin Scrive eSign -palvelua käyttämällä. Voit kokeilla sitä ilmaiseksi 30 päivän kokeilujakson ajan.

 

  1. Lataa PDF-sopimus allekirjoittamisen eSign-portaaliin.
  2. Syötä allekirjoittajan sähköpostiosoite tai matkapuhelinnumero ja napauta Aloita allekirjoittaminen lähettääksesi allekirjoittajalle pyynnön allekirjoittaa asiakirja portaalissa.
  3. Allekirjoittajan tarkistettua sopimuksen hän napauttaa painiketta allekirjoittaakseen sen (allekirjoittaja voi myös tehdä allekirjoituksen hiirellä tai kosketusnäytöllä, mutta sitä ei vaadita lain mukaan).
  4. Scrive kerää ja tallentaa laillisen todisteen (allekirjoitettuun asiakirjaan tietoturvallisesti liitetty jäljitysloki) osoittakseen:
  • allekirjoittajan aikomuksen sitoutua sopimukseen; asiakirjan sisällön ja allekirjoittajan suorittaman napautuksen sopimuksen allekirjoittamiseksi
  • allekirjoittajan henkilöllisyyden; sähköpostiosoitteen tai matkapuhelinnumeron, johon kutsulinkki vastaanotettiin

Lopuksi Scrive käyttää allekirjoitettuun asiakirjaan digitaalista sinettiä, yhdessä todisteen kanssa, voidakseen todistaa sen koskemattomuuden. Mikäli joku muuttaa asiakirjaa sen allekirjoittamisen jälkeen, sinetti rikkoutuu. Laillisesti hyväksytyt menetelmät osoittavat selkeästi, onko digitaalinen sinetti vahingoittumaton.

UKK

Mitä etuja sähköisellä allekirjoittamisella on paperille allekirjoittamiseen verrattuna?

Vähäisemmät hallinnolliset työt ja kulut, vähemmän manuaalista työtä (kuten tulostus, skannaus, sähköpostitus), korkeampi allekirjoittamisen muunnosnopeus, parempi turvallisuus, yksinkertaistettu asiakirjan säilyttäminen ja käyttäminen, lyhyemmät toimitusajat sopimuksen allekirjoittamiseksi, kätevyys ja koettu arvo asiakkaille ja muille asiakirjojasi allekirjoittaville, suurempi liiketoimintamahdollisuus ja yksinkertaistettu suostumus ovat vain muutamia sen tarjoamista eduista.

Miten sähköpostiosoite voi todistaa henkilöllisyyden?

Ainoastaan sähköpostin vastaanottajalla tulisi olla pääsy sähköpostitililleen, mutta saatavilla on myös vahvempia henkilöllisyyden todennustapoja, kuten monet digitaaliset henkilöllisyyspalvelut, joita Scrive tarjoaa eSign-portaalissa.

Mitä eroa on sähköisellä allekirjoituksella ja digitaalisella allekirjoituksella?

Henkilön allekirjoittaessa asiakirjan suostuakseen sopimukseen kyse on sähköisestä allekirjoituksesta. Digitaalinen allekirjoitus on digitaalinen sinetti, joka on luotu suojaamaan asiakirjan koskemattomuutta sen allekirjoittamisen jälkeen. Lue lisää.

Kuka säilyttää alkuperäiskappaleen?

Sähköisissä asiakirjoissa käsitteet “alkuperäiskappale” ja “kopiot” eivät ole enää merkityksellisiä. Jokainen sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan “kopio” on “alkuperäiskappale”, ja kaikilla niistä on sama laillinen pätevyys.

Kuinka edullista sähköinen allekirjoittaminen on?

Kaikenkokoiset organisaatiot ovat siirtymässä paperille allekirjoittamisesta sähköiseen allekirjoittamiseen, sillä pelkästään välittömät kulusäästöt ylittävät yleensä sähköisen allekirjoituspalvelun kustannukset jopa pienimmissä yrityksissä. Katso Scriven hinnastot.

Onko sähköinen allekirjoittaminen toteuttamiskelpoista pienille yrityksille?

Lue tapaustutkimus siitä, kuinka Scrive auttoi pientä perheyritystä Tukholmassa.

Mitä teknisiä taitoja sähköisen allekirjoittamisen palvelun käyttö vaatii?

Yleisesti ottaen ei mitään. Scrive eSignin intuitiivinen käyttöliittymä tekee asiakirjojen allekirjoitettaviksi valmistelemisesta ja lähettämisestä helppoa, sillä se onnistuu muutamalla napautuksella. Alkuun pääseminen onnistuu yksinkertaisesti hankkimalla tilaus ja kirjautumalla sisään allekirjoittamisen portaaliin.

Tarvitseeko allekirjoittajalla olla tili sähköisen allekirjoittamisen palvelussa?

Ei tarvitse. Sähköinen allekirjoittaminen on ilmaista allekirjoittavalle osapuolelle, eikä allekirjoittajan tarvitse kirjautua sisään.

Onko sähköinen allekirjoittaminen turvallista?

Kyllä, kunhan sähköisen allekirjoittamisen palveluntarjoajasi on rakentanut palveluunsa välttämättömät turvatoimet. Vieraile Scrive Trust Centerissa lukeaksesi siitä, kuinka Scrive pitää huolta turvallisuudesta ja vaatimustenmukaisuudesta.

OLETKO VALMIS TESTAAMAAN?

Kokeile ja opi lisää

Kirjaudu sisään ilmaiselle tilille, tai soita meille ja kerro, mihin asiaan etsit ratkaisua.

Kokeile ilmaiseksi Ota yhteyttä