Når sikkerhed spænder ben for signering
Mange virksomheder beskytter deres dokumenter med adgangskoder eller kryptering for at forhindre uautoriseret adgang. Men netop disse sikkerhedsforanstaltninger kan gøre det umuligt at gennemføre en digital signering.
Hvorfor skaber det problemer?
En digital signering kræver, at dokumentet kan behandles gennem hele signeringsflowet: Upload, validering, signatur og arkivering. Hvis en PDF er krypteret eller password-beskyttet:
- Kan systemet ikke læse dokumentet korrekt.
- De tekniske valideringstrin bliver blokeret.
- Signeringsprocessen ender med en fejl.
Scrives håndtering af krypterede PDF’er
Hos Scrive kan en krypteret PDF’er ikke uploades til signering, fordi systemet ikke kan verificere dokumentets indhold.
- Password-beskyttede PDF’er håndteres derimod i de fleste tilfælde som almindelige PDF’er, da beskyttelsen fjernes under behandlingen.
- Stærkt krypterede filer afvises med en fejlmeddelelse.
Løsningen: Fjern beskyttelsen inden signering
For at sikre en stabil proces bør virksomheder:
- Gemme dokumentet som en ny PDF uden kryptering.
- Bruge sikre signeringsværktøjer som MitID, i stedet for at stole på fil-adgangskoder.
- Udnytte revisionsspor og kryptering i signeringssystemet fremfor manuelle PDF-løsninger.
Eksempel fra praksis
En dansk finansiel virksomhed forsøgte at sende en låneaftale i en krypteret PDF til digital signering. Resultatet var en fejl, fordi systemet ikke kunne validere filen. Efter at dokumentet blev gemt som en åben PDF, kunne signeringen gennemføres uden problemer – med fuld sikkerhed gennem MitID og Scrives revisionsspor.
Ekspertindsigt
Som Jasmin Bina påpeger:
