PDF/A-understøttelse:
Et ISO-standardiseret format til langtidsarkivering, hvor dokumentets struktur og udseende bevares.
Sådan sikrer du, at dine digitale signaturer forbliver gyldige på tværs af platforme
Når dokumenter mister deres gyldighed
Et digitalt underskrevet dokument skal kunne åbnes og verificeres på tværs af systemer – uanset om det deles via mail, arkiveres i et DMS eller sendes via Digital Post. Men mange virksomheder oplever, at signaturerne ikke længere kan verificeres, når dokumentet deles eller ændres.
Hvorfor sker det?
En digital signatur er tilknyttet dokumentets præcise indhold. Hvis der foretages ændringer – fx hvis dokumentet gen-eksporteres, udskrives til PDF igen eller uploades til en platform, der omskriver filen – kan signaturen blive ugyldig.
Scrives tilgang til signaturens holdbarhed
Scrive arbejder med flere teknikker for at sikre, at digitale signaturer holder over tid:
Indlejring af valideringsdata:
Alle nødvendige oplysninger til at verificere signaturen gemmes i selve PDF’en.
Brug af anerkendte algoritmer:
Signaturerne er baseret på standarder, der kan verificeres af tredjepart.
Best practices for danske virksomheder
For at sikre gyldige signaturer på tværs af platforme anbefales følgende:
- Brug PDF/A til arkivering og deling af kritiske dokumenter.
- Undgå at redigere eller udskrive dokumenter efter signering.
- Brug betroede signeringsudbydere, der følger eIDAS og danske krav til MitID og Digital Post.
- Oplys medarbejdere om, hvad der sker, når et signeret dokument ændres.
Eksempel fra praksis
En dansk kommune oplevede, at kontrakter underskrevet digitalt ikke kunne verificeres i deres arkivsystem. Årsagen var, at dokumenterne blev konverteret til et nyt PDF-format ved upload. Efter at skifte til PDF/A-arkivering kunne alle signaturer valideres korrekt, selv flere år senere.
Ekspertindsigt
Jasmin Bina fremhæver vigtigheden af at forstå, hvordan deling påvirker signaturen:
“Vi kan ikke forhindre, at nogen ændrer et dokument efter signering. Men vi kan informere om konsekvenserne og sikre, at signaturen stadig kan verificeres, når dokumentet deles korrekt.”
Jasmin Bina, Scrive
Konklusion
Gyldigheden af en digital signatur afhænger af, hvordan dokumentet håndteres efter signering.
- Brug PDF/A til langtidsarkivering.
- Undgå ændringer efter signering.
- Stol på en udbyder, der embedder valideringsdata og følger eIDAS.
Med Scrive kan danske virksomheder sikre, at deres signaturer holder – både i dag og mange år frem.
Kontakt os
relaterede artikler
Scrive-integrationer i Danmark: Ejendom, HR og kontraktstyring
Danske virksomheder er blandt de mest digitaliserede i verden, men de står samtidig over for strenge krav til Digital Post, MitID Erhverv og GDPR.
Læs artikelSådan hjælper Scrive og C&B ejendomsbranchen i Danmark
Platformen C&B er en af de mest anvendte løsninger i den danske ejendomsbranche, og den dækker alt fra købsaftaler til lejekontrakter.
Læs artikelPlug-and-play-integrationer: Sådan hjælper Scrive danske SMV’er
Små og mellemstore virksomheder (SMV’er) i Danmark ønsker at digitalisere, men de har sjældent en stor IT-afdeling til at håndtere komplekse integrationer.
Læs artikel