Massive Entertainment: Administratieve taken minimaliseren

Wie zijn Massive Entertainment ?

Massive Entertainment – a Ubisoft Studio, opgericht in 1997 en sinds 2008 onderdeel van de Ubisoft-familie, is een toonaangevende gamestudio gevestigd in Malmö, Zweden. Massive Entertainment bracht in 2016 de recordbrekende nieuwe IP Tom Clancy’s The Division® naar spelers over de hele wereld. De game werd al snel de snelst verkopende game in de geschiedenis van Ubisoft. De game speelde ook een belangrijke rol bij de creatie van de in-house engine Snowdrop, die vandaag de dag wordt gebruikt in Ubisoft-studio’s over de hele wereld.

Met de release van Tom Clancy’s The Division® 2 in 2019 bewees de studio opnieuw zijn expertise en innovatie, waardoor Tom Clancy’s The Division-franchise een miljardenmerk kon worden met een bereik van meer dan 40 miljoen spelers wereldwijd.

Massive Entertainment leidt momenteel de ontwikkeling van Avatar™: Frontiers of Pandora, dat zich afspeelt in de wereld van James Camerons beroemde Avatar™-filmfranchise, en werkt samen met Disney en Lucasfilm Games aan Star Wars™ Outlaws.

NDA’s voor Scrive

NDA’s werden aanvankelijk afgehandeld door de receptie van Massive, maar het werd al snel een onoverkomelijke taak, dus werd het verplaatst naar hun projectteams. Echter, met de enorme hoeveelheid overeenkomsten die ze moesten versturen, liep dat ook snel uit de hand.

Deze werden via e-mail of Teams verstuurd en er ontstonden snel problemen, met onvolledige overeenkomsten die terugkwamen, ontbraken of werden ingevuld met onjuiste informatie, waardoor het toch al tijdrovende proces nog erger werd. Het werd duidelijk dat Massive hiervoor een andere oplossing nodig had.

Waarom Scrive ?

In 2018 begon de HR-afdeling van Massive Entertainment Scrive te gebruiken voor arbeidsovereenkomsten. Tijdens de pandemie werd Massive gedwongen om een manier te vinden om NDA’s en contracten op afstand te ondertekenen.

Op dit punt kwamen HR Administration Lead, Martina Gebert Andkvist en onze Procurement Specialist, Josefin Enertz, op het idee om het gebruik van Scrive op te schalen om niet alleen de studio en HR te dekken, maar ook de projecten en dit werd later goedgekeurd door het team dat het proces vanaf het begin in handen had.

Voordat de beslissing werd genomen om met Scrive te werken, onderzochten ze ook andere alternatieven om ervoor te zorgen dat alle aspecten van digitaal werken met contracten en NDA’s werden gedekt. In die tijd keken ze naar alternatieven, maar uiteindelijk was het voordeliger om door te gaan met Scrive.

Gebruik van zowel eSign Online als API

Voor Massive Entertainment wordt eSign Online gebruikt voor algemeen gebruik voor het verzenden van contracten en NDA’s. Het wordt gebruikt door alle groepen die deze behoefte hebben, van receptie en financiën tot HR en de projecten. Het standaardgebruik van het verzenden van één of een paar NDA’s wordt rechtstreeks in eSign Online gebruikt of door de bulkverzending te gebruiken als er een groter aantal documenten moet worden verzonden.

De API-implementatie vond later plaats toen nieuwe beleidsregels en processen waren geïmplementeerd en het eigenaarschap werd overgedragen aan de projecten om hun eigen NDA’s te verwerken. Met een toename van het aantal verzonden documenten, begon het team het overzicht te verliezen van wie wat en wanneer had ondertekend.

Ze begonnen een SharePoint online-lijst te gebruiken om bij te houden wie de NDA zou moeten ontvangen en of deze al dan niet was ondertekend. Om dit proces soepel te laten verlopen, creëerden ze een Microsoft-formulier dat werd gekoppeld aan hun SharePoint-lijst, zodat mensen hun NDA’s rechtstreeks in het formulier konden aanvragen. Dit proces maakte het makkelijker om de binnenkomende nummers te volgen, maar ook om een directory te hebben van wie ze historisch had ondertekend. Maar er was nog steeds ruimte voor verbetering.

Zoals eerder vermeld, was een belangrijke factor in deze beslissing om tijd te besparen. Er werd te veel tijd besteed aan het verzenden en beheren van NDA’s en het had invloed op dagelijkse taken met betrekking tot grote projecten. De mogelijkheid om de API van Scrive te gebruiken om het NDA-proces te automatiseren, door Power Automate en SharePoint rechtstreeks in het ondertekeningsproces te integreren.

Deze oplossing maakte het mogelijk voor mensen om NDA’s aan te vragen en deze eenvoudig te verzenden, evenals een e-mail naar de aanvrager te automatiseren met de status van de NDA. Wanneer deze is ondertekend, werkt Scrive de lijst bij die een e-mail naar de aanvrager stuurt om hen te laten weten dat deze nu is ondertekend. Dit zorgt ervoor dat er minder tijd wordt besteed aan het verwerken van NDA’s en meer tijd vrijkomt om aan projecten te werken.

Hoe heeft het u geholpen bij uw rol?

“Mijn rol was nooit bedoeld om administratief te zijn met betrekking tot papierwerk en NDA’s. Maar het moest door een project worden afgehandeld, dus het belandde op mijn tafel, aangezien ik verantwoordelijk was voor toegangsbeheer en onze infrastructuur. Door automatiseringen, Microsoft en Scrive API te gebruiken, slaagden we erin om tijd te besparen die we besteedden aan beheer en NDA’s, zodat we ons weer konden richten op onze projecten. We bespaarden uren over een periode van een paar maanden, elke iteratie verbeterde onze manier van werken en bespaarden meer tijd.”
Torbjörn Andersson – Specialist in samenwerkingstools, Massive Entertainment

Massive Entertainment wist bijna 50% van de tijd te besparen, zelfs toen de oplossing slechts gedeeltelijk werd geïmplementeerd. Momenteel besteden ze ongeveer 1 minuut per case, wat betekent dat ze moeten verifiëren of de juiste persoon de juiste template krijgt en de flow de NDA’s binnen enkele seconden verstuurt.