Newsec digitaliserar fastighetsförvaltning med Scrive eSign Forms

Newsec, det ledande fastighetsföretaget i norra Europa med expertis inom energiomställning, har varit kund hos Scrive sedan 2021. De använde initialt Scrive eSign Online och tog nästa steg i sin digitaliseringsresa sommaren 2024 när deras supportteam började utforska sätt att ersätta manuella hyresgästformulär med digitala lösningar.

Tidigare var hyresgäster tvungna att fylla i PDF-formulär, skriva ut dem, signera för hand och antingen skanna och mejla dem, eller skicka via post. Denna process var tidskrävande, ledde lätt till fel och exkluderade icke-svensktalande, eftersom alla formulär och instruktioner endast fanns tillgängliga på svenska.

I samarbete med Scrive introducerade Newsec eSign Forms för att förbättra fyra viktiga processer: uppsägning av hyresavtal, andrahandsuthyrning, lägenhetsbyten och kontraktsöverföringar – nu tillgängliga både på svenska och engelska. Idag kan hyresgäster komma åt formulären direkt på Newsecs webbplats: hyresgaster.newsec.se/forms

Utmaningen

Newsec mötte flera utmaningar med sin gamla process:

• Inget digitalt alternativ: Blanketterna var tvungna att skrivas ut, signeras och returneras fysiskt eller skannas.
• Brist på identitetsverifiering: Inget säkert sätt att bekräfta vem som skickade in ett formulär.
• Ofullständiga eller felaktiga formulär: Manuella fel ledde till upprepade uppföljningar och extra administrativt arbete.
• Uteslutning av icke-svensktalande: Blanketter fanns endast tillgängliga på svenska, vilket skapade förvirring och ytterligare stödbehov.

Dessa problem orsakade onödig arbetsbelastning för kollegor och frustration för hyresgäster.

Lösningen

Genom att implementera Scrive eSign Forms har Newsec förvandlat hyresgästupplevelsen och effektiviserat interna arbetsflöden. Alla formulär är nu tillgängliga online i en digitaliserad process, med obligatoriska fält och obligatoriska bilagor som säkerställer att varje inlämning är komplett från början. Hyresgäster signerar säkert med BankID, vilket ger tillförlitlig verifiering.

Genom en integration byggd av Scrives partner Releye importeras alla signerade formulär också automatiskt till Newsecs Salesforce-modul. Integrationen fyller i metadata och lagrar PDF-filerna direkt i kundregisteret, vilket eliminerar behovet av manuell datainmatning och minskar risken för fel.

Idag skickas mer än 90 procent av formulären in elektroniskt, med undantag för specialfall som involverar utländska hyresgäster eller individer utan BankID.

Resultaten

Övergången till Scrive eSign Forms har gett omedelbara fördelar:

• Tidsbesparingar: Uppskattningsvis 15 minuter sparade per formulär genom att eliminera manuell hantering av kundtjänst – motsvarande hundratals sparade timmar årligen.
• Förbättrad hyresgästupplevelse: Hyresgäster kan skicka in formulär när som helst, var som helst och få en bekräftelse direkt. Inga fler förseningar på grund av skanning eller posttjänster.
• Högre datakvalitet: Obligatoriska fält säkerställer fullständig och läsbar information varje gång.
• Operativ effektivitet: Kundsupporten hanterar inte längre ofullständiga formulär, vilket frigör tid för mer värdefulla uppgifter.
• Varumärkespåverkan: Den smidigare, digitalt fokuserade processen stärker Newsecs rykte som en modern och hållbar fastighetsförvaltare.

För närvarande signeras över 2000 formulär årligen via eSign Forms, med betydande potential för att utöka digitaliseringen till ytterligare processer.