AES – avancerad elektronisk signatur
Verifierar identiteten på den person som skriver under och knyter signaturen till dokumentet.
Signera årsredovisningen digitalt
Digital signering skapar spårbarhet, minskar risken för fel och möjliggör att dokumentet kan delas och verifieras på ett helt nytt sätt.
Effektivisera din årsredovisning med Scrive
Årsredovisningen har länge setts som ett tungt, tekniskt dokument som företag producerar för att uppfylla lagkrav. Men i dagens digitala landskap fyller den en mycket bredare funktion.
”Årsredovisningen är inte längre bara ett formellt bokslut. Den är ett skyltfönster mot omvärlden – ett sätt att visa hur företaget faktiskt presterar, bygga förtroende och skapa transparens.”
Den digitala utvecklingen gör dessutom att företag i allt större utsträckning kan presentera sina siffror på ett mer lättillgängligt och berättande sätt.
Samtidigt står många organisationer inför övergången till elektronisk signering, särskilt i Sverige där dagens processer fortfarande är delvis uppdelade mellan olika format och flöden. Den här guiden sammanfattar därför de viktigaste insikterna och ger praktisk vägledning kring varför kvalificerade elektroniska signaturer (QES) blir allt viktigare – och hur Scrive erbjuder ett tryggt sätt att signera din årsredovisning med maximal säkerhet och efterlevnad.
1. Årsredovisningen i en digital kontext
Historiskt har årsredovisningar varit svårtolkade PDF-filer fyllda av siffror och revisionsspråk. Men i takt med ökad digitalisering förändras det hur företag använder och delar dem. Moderna årsredovisningar bygger inte bara på sifferkolumner, de förklarar vad siffrorna betyder och hur verksamheten utvecklas. Detta gör dem till ett allt viktigare dokument för ägare, investerare och andra intressenter som söker tydlighet och trovärdighet.
Digital signering blir därför en naturlig del av processen. Den skapar spårbarhet, minskar risken för fel och möjliggör att dokumentet kan delas och verifieras på ett helt nytt sätt.
2. Vanliga hinder vid digital signering i Sverige
Trots att mycket av arbetet med årsredovisningen redan är digitalt finns några tydliga utmaningar:
- Flera personer måste signera dokumentet
Styrelseledamöter och revisorer ska skriva under, ofta från olika platser. Traditionella flöden skapar manuella moment och väntetid. - PDF-versionen skickas inte in till Bolagsverket
Även om företaget har en fullt signerad PDF accepterar Bolagsverket inte denna versionen än. De tar emot siffrorna i ett digitalt format (iXBRL) samt ett digitalt signerat fastställelseintyg – alltså inte själva dokumentet som styrelsen signerat. - Risk för avvikelser mellan det signerade dokumentet och det som skickas in
Eftersom två olika filer hanteras (PDF + iXBRL-data) kan det uppstå skillnader som försvårar kontroll och ökar risken för manuella fel. - Digitaliseringen bromsas
Företag som inte har ett program eller en tjänst som stöder digital inlämning behöver skriva ut årsredovisningen för att sedan skicka in den till Bolagsverket. Detta gör att vinsterna med digital signering ibland uteblir helt.
Att känna till dessa hinder gör det lättare att designa ett effektivare och mer framtidssäkrat arbetsflöde.
3. Varför signatur-standard är avgörande (AES vs QES)
EU:s eIDAS-reglering ställer tydliga krav på hur elektroniska signaturer ska fungera. De två vanligaste nivåerna är:
QES – kvalificerad elektronisk signatur
Ger samma identitetskontroll som AES, men lösningen är dessutom certifierad av ett oberoende organ enligt eIDAS. Myndigheter som Bolagsverket måste automatiskt godta en QES, utan manuell kontroll.
För företag innebär det:
- Högsta möjliga bevisvärde,
- Mindre risk för tvist eller avslag,
- Enklare och automatiserad validering hos mottagare,
- Full juridisk giltighet i hela EU.
Årsredovisningar är därför ett typexempel på dokument där valet av QES gör skillnad.
4. Hur QES förenklar processen
Att signera årsredovisningen med QES innebär flera konkreta fördelar:
- Alla signaturer kan utföras digitalt – även när styrelsen är geografiskt utspridd.
- Dokumentet blir omedelbart verifierbart för tredje part, inklusive myndigheter.
- Risken för fel, förfalskning och missförstånd minskar dramatiskt.
- Processen blir snabbare, billigare och betydligt mer säker än manuell hantering.
För företag som vill framtidssäkra sitt sätt att signera dokument så är QES den tydligaste vägen framåt.
5. Scrive – kvalificerad signering med BankID
Scrive är idag den enda leverantören i Sverige som erbjuder möjligheten att skapa en kvalificerad elektronisk signatur direkt med BankID. Det gör processen enormt mycket enklare jämfört med traditionella QES-lösningar som ofta kräver hårdvarunycklar eller tidskrävande identitetskontroller.
Med Scrive får företag:
- Enkel multi-signering
- Kvalificerade signaturer via BankID
- Fullständiga revisionsspår och dokumentation
- EU-godkänd juridisk styrka
- Framtidssäkrat arbetssätt inför eIDAS 2.0 och EU Digital Identity Wallet.
6. EU:s utveckling: så påverkas framtidens årsredovisningar
Två viktiga förändringar är på väg att forma framtiden:
eIDAS 2.0
Skärper standarderna och gör QES till norm vid dokumentutbyte med myndigheter.
EU Digital Identity Wallet
Gör det möjligt att signera kvalificerat med en och samma digitala identitet över hela Europa.
När dessa förändringar är fullt etablerade kommer processen för att signera årsredovisningar – ofta med flera signatörer – att bli betydligt snabbare och smidigare. Viktor Wrede menar att detta även kan bana väg för att Sverige på sikt tillåter full digital inlämning av signerade PDF:er.
7. Vad bör företag kontrollera innan de signerar?
Kontrollera att:
- Signeringslösningen stödjer kvalificerad elektronisk signatur
- Alla signerande parter kan skriva under digitalt
- Processen följer den myndighetsvägledning som gäller (t.ex. Bolagsverkets krav på hur fastställelseintyget ska skickas in)
- Dokumentet som signeras är den slutgiltiga versionen som styrelsen ska godkänna.
Om en tidigare inlämning avvisats:
Avslag beror nästan alltid på att flödet inte följt rätt process, inte på att underskrifter är ogiltiga.
Lösningen är att:
- Säkerställa QES från start
- Följa Bolagsverkets instruktioner punkt för punkt
- Dubbelkolla att siffror och dokument matchar exakt
8. Slutsats
Digital signering av årsredovisningar är inte bara en modernisering, det är ett sätt att minimera fel, öka säkerheten och förbättra hela rapporteringsprocessen.
Genom att använda kvalificerade elektroniska signaturer och rätt arbetsflöde kan företag eliminera manuella steg och skapa en mer sammanhållen, säker och effektiv årsredovisning.
Kontakta oss för att diskutera hur du bäst hanterar årsredovisningen
FAQ
Kan man signera årsredovisningen digitalt?
Ja.
Det går dock inte att kombinera digitala och analoga signaturer av årsredovisningen. Om ni signerar digitalt måste samtliga parter signera digitalt.
Vad behöver jag för att signera årsredovisningen digitalt?
Samtliga ledamöter och eventuell vd:s e-post eller telefonnummer. Samtliga parter behöver ett svenskt BankID.
Vad händer med årsredovisningen när alla har signerat?
När alla behöriga parter har e-signerat så skickas den signerade årsredovisningen via e-post till samtliga parter för vidare hantering.
Är det möjligt att lämna in årsredovisningen digitalt till Bolagsverket?
Ja. För de flesta bolag går det bra att lämna in årsredovisningen digitalt.
Årsredovisningen kan lämnas in digitalt via en programvara som stöder digital inlämning eller skickas in i pappersform. Läs mer på Bolagsverkets hemsida.
Fungerar tjänsten om jag har styrelsemedlemmar som inte är svenska medborgare?
Den tjänst som du får åtkomst till för att signera årsredovisningen kräver ett svenskt BankID men Scrive har flertalet andra eID:s. Kontakta oss på Scrive så hjälper vi dig.
Finns det några krav när man e-signerar årsredovisningen?
Scrive rekommenderar att samtliga som undertecknar signerar med kvalificerade elektroniska underskrifter (QES). EU:s förordning om elektronisk identifiering (eIDAS) styr vilka underskrifter som är godkända.
Uppfyller Scrive de krav för eIDAS och QES som behövs för att e-signera årsredovisningen?
Ja.
Scrive uppfyller kraven för eIDAS och QES. Läs mer om Scrives regelefterlevnad och om vår unika förseglingsmetod.
Kan jag skicka in årsredovisningen till Bolagsverket per post även om den är signerad digitalt?
Det går bra att posta en e-signerad årsredovisning så länge du skickar med verifieringen.
För att säkerställa integriteten så snart ett dokument är elektroniskt signerat, förseglar Scrive det med en digital signatur. Läs mer här.
Hur signerar man fastställelseintyget?
Fastställelseintyget signeras i Bolagsverkets e-tjänst för digital inlämning.
I samarbete med Roaring
Roaring erbjuder tjänster för att hjälpa företag digitalisera och automatisera sina processer genom kunddata. Med information om alla företag och personer i Norden kan du nyttja de tjänster som passar ert flöde för att skapa affärsvärde.