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Kalmarhem, eine öffentliche Immobilienverwaltung mit über 5 300 Mietverhältnissen, sah in der Digitalisierung eine große Chance.
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Als größter öffentlicher Immobilienverwaltungsverband in Kalmar mit über 5.300 Mietverhältnissen sah Kalmarhem in der Digitalisierung eine riesige Chance.
Mit 1.800 neuen Mietverträgen, die jedes Jahr unterzeichnet werden, hatten die Rationalisierung der Prozesse und die Minimierung des Verwaltungsaufwands das Potenzial, die Zukunft des Unternehmens zum Besseren zu wenden.
In der Vergangenheit war der Vertragsprozess bei Kalmarhem sehr manuell und langsam, was teilweise daran lag, dass Dokumente per Post verschickt wurden. Die Verwaltung von Mietverträgen und Instandhaltung, die alles von Immobilien aus dem 18. Jahrhundert bis hin zu modernen solarbetriebenen Häusern verwaltete, nahm viel Zeit und Mühe von den Mitarbeitern von Kalmarhem in Anspruch.
Durch die Vereinfachung dieses Arbeitsablaufs wurde den Mitarbeitern von Kalmarhem mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten gegeben, wodurch der Verwaltungsaufwand um 75 Prozent reduziert wurde!
Die Mitarbeiter konzentrieren sich außerdem lieber auf weniger repetitive Aufgaben und tragen durch die Vermeidung verschwenderischer Papierprozesse zu einem umweltfreundlicheren Unternehmen bei.
Neben Geschwindigkeit und Effizienz sorgt der neue Prozess auch für ein besseres Kundenerlebnis. Zur Erhöhung der Sicherheit verwenden Mieter BankID, um sich bei der Unterzeichnung ihrer Mietverträge zu authentifizieren. So wird sichergestellt, dass der Vertrag jedes Mal von der richtigen Person unterzeichnet wird.
„Vitec hat uns bei der Konfiguration von Scrive geholfen und wir mussten nur unsere Vorlagen hinzufügen. Unsere Mitarbeiter schätzen die Umstellung von der Papier- zur digitalen Unterschrift. Das Erstellen eines digitalen Vertrags und dessen Versand zur Unterschrift per E-Mail ist schnell und einfach.“
„Die Bearbeitungszeit für die Verwaltung eines Mietvertrags wurde von 4,5 bis 5 Minuten auf weniger als eine Minute reduziert. Ebenso haben wir bei unseren Auswertungen festgestellt, dass die End-to-End-Vorlaufzeiten vom Versand bis zum unterzeichneten und archivierten Mietvertrag von 5 bis 6 Werktagen bei der herkömmlichen Postmethode auf 1,5 Kalendertage gesunken sind.“
Es wurde schnell klar, dass die Digitalisierung für Kalmarhem ein notwendiger Schritt war, um seinen Kunden und Mitarbeitern weiterhin den bestmöglichen Service und das beste Erlebnis zu bieten.
Als Kalmarhem sich an Vitec als Anbieter seines Immobilienverwaltungssystems wandte, erwähnte Kalmarhem während der Gespräche die Anforderung, auch sein Vertragsmanagement digitalisieren zu können.
Als Integrationspartner brachte Vitec Scrive ins Spiel, und Kalmarhem erkannte schnell großes Potenzial in der gemeinsamen Nutzung von Vitec und Scrive.
Fordern Sie ein Meeting an, damit Sie uns mitteilen können, welches Problem Sie lösen möchten. Dann können wir uns ansehen, wie Scrive Ihre Geschäftsprozesse optimieren und einen Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen kann.
