Digitaalinen ja sähköinen allekirjoitus: onko niillä eroa?

Niillä on ehdottomasti eroa! Siitä huolimatta termejä käytetään usein synonyymeinä. Asiaa sekoittaa sekin, että useissa kielissä niiden välille ei tehdä eroa. On kuitenkin tärkeää ymmärtää niiden ero, jotta voit esittää asiantuntevia kysymyksiä sähköisesti allekirjoitettujen sopimusten voimassaolosta ja asiakirjojesi eheydestä.

Helposti sekoittuvat termit

Digitaalinen allekirjoitus ja sähköinen allekirjoitus sekoittuvat helposti. Tässä oppaassa esittelemme digitaalisten ja sähköisten allekirjoitusten erot, kunkin termin tärkeimmät ominaisuudet sekä esimerkkejä siitä, mitä ne kattavat ja miten niitä voi käyttää. Näin opit, miten voit pyytää e-allekirjoitusten tarjoajia kertomaan tarkasti, mitä heidän palvelunsa sisältävät.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalinen allekirjoitus, johon viitataan myös asiakirjan sinetöimisenä, ei ole allekirjoitus juridisessa merkityksessä. Siinä on kysymys asiakirjan eheydestä, mikä tarkoittaa, että kiistatapauksissa voit todistaa seuraavat seikat: (1) kukaan ei ole muuttanut alkuperäistä asiakirjaa ja (2) esittämäsi asiakirja ei ole väärennös. Se on kuin sormenjälki, joka yksilöi kyseisen asiakirjan. Fyysisten sormenjälkiemme tavoin samaa digitaalista allekirjoitusta ei voi olla millään muulla asiakirjalla.

Mitä digitaalinen allekirjoitus ei ole:

asiakirjojen salausmenetelmä
asiakirjojen turvallinen arkistointimenetelmä.

Mikä on sähköinen allekirjoitus?

Sähköinen allekirjoitus on menetelmä, jolla tehdään oikeudellinen sopimus digitaalisessa ympäristössä. Se on digitaalinen vastine paperisen asiakirjan, kuten myyntisopimukseen, allekirjoittamiselle. Sopimuksen allekirjoittava henkilö luo sähköisen allekirjoituksen, kun hän allekirjoittaa sähköisen asiakirjan napsauttamalla painiketta tai piirtämällä allekirjoituksensa hiirellä, kosketuslevyllä tai muulla kirjoitustavalla.

eIDAS-asetuksessa sähköisellä allekirjoituksella tarkoitetaan ”sähköisessä muodossa olevaa tietoa, joka on liitetty tai joka loogisesti liittyy muuhun sähköisessä muodossa olevaan tietoon ja jota allekirjoittaja käyttää allekirjoittamiseen”.

Yhdysvaltain liittovaltion lainsäädännössä sähköinen allekirjoitus määritetään seuraavasti: ”sähköinen ääni, symboli tai prosessi, joka on liitetty tai joka loogisesti liittyy asiakirjaan tai tietueeseen ja jonka on suorittanut tai hyväksynyt henkilö asiakirjan tai tietueen allekirjoitustarkoituksessa” (eSign Act, kesäkuu 2000).

Sähköisten allekirjoitusten ja sopimusten tyypit

Hyväksyminen, suostumus ja tunnustaminen voidaan ilmaista digitaalisessa ympäristössä eri menetelmin, kuten:

napsauttamalla painiketta näytössä olevan tekstin, kuten käyttöehtojen, hyväksymiseksi
allekirjoittamalla sähköinen asiakirja napsauttamalla ja/tai piirtämällä allekirjoitus
tekemällä ääni- tai videotallenteen sanallisesta tunnustamisesta
todentamalla henkilöllisyys sähköisellä tunnistusvälineellä (eID)

Kaikki näitä menetelmiä ei voi pitää sähköisenä allekirjoituksena, ja käytettävä menetelmä määräytyy tilanteen mukaan. Koska niiden oikeusvaikutukset voivat vaihdella huomattavasti, tietyssä tilanteessa käytettävä menetelmä määräytyy yleensä käyttöönottokulujen, käytön helppouden (asiakkaan kokemuksen), lainsäädännön, yritysten toimintapolitiikkojen ja liiketoimintariskien arvioinnin perusteella.

Sähköisiä allekirjoituksia on myös eri tasoisia, ja tiettyyn tilanteeseen sopiva taso riippuu edellä mainituista tekijöistä. Nämä tasot on selitetty tarkemmin Scrive Trust Centerissä.

Mikä tekee sähköisestä allekirjoituksesta oikeudellisesti sitovan?

Allekirjoituksen, onpa se sitten sähköinen tai paperilla, on täytettävä kolme päävaatimusta, jotta se noudattaa kansainvälistä sopimusoikeutta. Jos allekirjoitetun asiakirjan pätevyys yritetään kiistää, on pystyttävä esittämään seuraavat todisteet: allekirjoittavan osapuolen aikomus tehdä sitova sopimus, allekirjoittavan osapuolen henkilöllisyys ja asiakirjan eheys, eli että sitä ei ole muutettu.

Tämän kolmannen vaatimuksen, asiakirjan eheyden, vuoksi tarvitset digitaalisen allekirjoituksen.

ASIAKIRJAN EHEYS

Eheyden suojaaminen on keskeinen vaatimus sekä paperisissa että digitaalisissa asiakirjoissa. Alkuperäisen paperisen asiakirjan voi säilyttää, mutta sähköistä asiakirjaa voi helposti käsitellä kuka tahansa ja väittää sen olevan alkuperäinen. Siksi eheys on sitäkin tärkeämpää sähköisiä allekirjoituksia käytettäessä.

Asiakirjojen eheys tarkoittaa sitä, että kiistatapauksissa voit todistaa seuraavat seikat:

kukaan ei ole muuttanut alkuperäistä asiakirjaa
esittämäsi asiakirja ei ole väärennös.

Eheyden varmistamiseksi Scrive käyttää heti kun asiakirja on sähköisesti allekirjoitettu, digitaalista allekirjoitusta, joka tarkoittaa ”sinetöintiä”, ei allekirjoitusta oikeudellisessa mielessä. Aikaisemmin Scrive on sinetöinyt asiakirjoja Guardtimen avaimetonta allekirjoitusinfrastruktuuria (Keyless Signature Infrastructure, KSI) käyttäen, mutta nykyisin standardimme kaikille uusille asiakkaille on PAdES (PDF Advanced Electronic Signatures), joka perustuu julkisen avaimen infrastruktuuriin (Public Key Infrastructure, PKI).

Jos haluat syventyä siihen, miten Scrive turvaa asiakirjojen eheyden, käy Trust Centerissä.

Mikä on digitaalinen allekirjoitus?

Digitaalinen allekirjoitus on menetelmä digitaalisten asiakirjojen eheyden varmistamiseen. Se on kuin sormenjälki, joka yksilöi kyseisen asiakirjan. Fyysisten sormenjälkiemme tavoin samaa digitaalista allekirjoitusta ei voi olla millään muulla asiakirjalla.

Kun asiakirja on sinetöity digitaalisella allekirjoituksella, voit sinetin avulla todistaa seuraavat seikat: (1) kukaan ei ole muuttanut alkuperäistä asiakirjaa ja (2) esittämäsi asiakirja ei ole väärennös.

Mitä digitaalinen allekirjoitus ei ole:

menetelmä asiakirjojen salaamiseen
menetelmä asiakirjojen turvalliseen arkistointiin.

Erojen yleiskuva

Sähköinen allekirjoitus on todiste asiakirjan allekirjoittajan hyväksynnästä, ja digitaalinen allekirjoitus on todiste itse asiakirjan aitoudesta. Ne toimivat yhdessä, ja niitä molempia tarvitaan, jotta digitaalinen sopimus on oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoinen.

Digitaalisen allekirjoituksen ja sähköisen allekirjoituksen välinen ero

Sähköinen allekirjoitus

Kuin kirjoittaisi nimensä paperiseen sopimukseen
Henkilö luo sen napsauttamalla painiketta tai piirtämällä allekirjoituksen
Yhdistää henkilön asiakirjaan
Osoittaa allekirjoittajan aikomuksen tehdä sitova sopimus
Täytyy sisältää todisteet aikomuksesta, henkilöllisyydestä ja eheydestä

Digitaalinen allekirjoitus

Kuin laittaisi sinetin paperiseen asiakirjaan
Ohjelmisto luo sen
Yksilöi asiakirjan
Todistaa, ettei dokumenttia ole muutettu tai väärennetty
Menetelmä eheyden varmistamiseen

Scriven tarjous

Scrive tarjoaa sähköisiä allekirjoituksia, jotka allekirjoittaja luo, kun hän painaa painiketta tai allekirjoittaa sopimuksen sisällön digitaalisessa muodossa. Allekirjoitusten luomisalustamme kerää kaikki oikeudellisesti sitovan sopimuksen edellyttämät todisteet: tarkoituksen, henkilöllisyyden ja eheyden. Nämä todisteet tallennetaan allekirjoitetun asiakirjan mukana, ja lopullinen paketti sinetöidään digitaalisella allekirjoituksella, joka on menetelmä eheyden varmistamiseksi.

Kokeile Scrivea ilmaiseksi