Öresundskraft tar nästa digitala steg med Scrive

Informationssäkerhet utan kompromisser

Som en stor regional energileverantör verkar Öresundskraft i en sektor där säker informationshantering inte är valfri – den är affärskritisk. Företaget behövde en digital signeringslösning som kunde uppfylla strikta europeiska efterlevnadskrav utan att störa etablerade arbetsflöden.

“Informationssäkerhet är oerhört viktigt för oss. Scrive höga säkerhetsstandarder och det faktum att det inte finns någon tredjepart inblandad var avgörande faktorer. Vi rekommenderar starkt Scrive till branscher som kräver robust säkerhet kring sina dokument”, säger Elvira Pepic, Systemchef på Öresundskraft.

Före implementeringen förlitade sig Öresundskraft på en blandning av manuella och semi-digitala processer för att hantera leverantörsavtal, HR-dokumentation och interna projektattesteringar. Dessa processer var tidskrävande, svåra att spåra och innebar risker för bristande efterlevnad.

Scrive Extended Compliance (EC) för säkra arbetsflöden

För att hantera dessa utmaningar införde Öresundskraft Scrive Extended Compliance (EC). Scrive EC, som är specialbyggt för miljöer som kräver hög efterlevnad, möjliggjorde säker digitalisering av en mängd olika dokument, från avtal med leverantörer och stora företagspartners till känsliga filer och interna godkännanden.

Scrive integrerades helt med Öresundskrafts ärendehanterings-system, vilket möjliggjorde säker digital signering direkt i befintliga arbetsflöden för nätverksrelaterade ärenden. Integration för Word och Outlook implementerades också, vilket snabbt blev populärt bland personalen för sin bekvämlighet och användarvänlighet.

”Våra interna system är nu integrerade med Scrive, vilket förbättrar användarnas acceptans och gör ärendehanteringen mycket effektivare”, Elvira Pepic, Systemchef .

Kombinera lösningar

Öresundskraft har också utnyttjat en standarddistribution av Scrive lösningar tillsammans med EC, vilket visar hur de två lösningarna kan komplettera varandra för att tillgodose olika behov inom samma organisation. Medan standardinstansen av Scrive används i mer generella arbetsflöden, är Scrive EC reserverad för upphandling och affärsavtal med högt värde, där högsta nivå av efterlevnad och kontroll är avgörande.

Denna kombinerade uppsättning gör det möjligt för Öresundskraft att upprätthålla både skalbarhet och strikt regelefterlevnad, med hjälp av rätt verktyg för rätt process. Möjligheten att använda båda lösningarna tillsammans illustrerar en övertygande modell för andra företag som vill täcka ett brett spektrum av behov av digital signering med precision och flexibilitet.

Ökad efterlevnad och engagemang

Sedan implementeringen av Scrive har Öresundskraft sett mätbara förbättringar i sina dokumentprocesser. Arbetsflödena är snabbare och mer transparenta, medan efterlevnaden är enklare att hantera och upprätthålla:

• • Förbättrad informationssäkerhet i alla dokumentprocesser
  • Gruppbaserad dokumentseparation, vilket säkerställer trygg åtkomst per användarroll
  • Automatisk tillämpning av lagringspolicy, med 45-dagars dokumentradering för alla användargrupper

”Scrive hjälpte oss att uppnå en ny nivå av kontroll och transparens i vår dokumenthantering. Möjligheten att definiera användargrupper och automatisera lagringspolicy var revolutionerande. Onboarding var smidig och effektiv, med praktiskt stöd och omfattande utbildning som spelade en nyckelroll i ett framgångsrikt implementeringsförlopp”, Beata Modigh, Systemchef på Öresundskraft.

Det pålitliga valet för säker digitalisering

För Öresundskraft handlade beslutet att samarbeta med Scrive om förtroende. I en bransch som styrs av strikta regler och höga förväntningar på dataintegritet, erbjöd kombinationen av Scrive EC och Scrives standardlösning ett säkert, kompatibelt och flexibelt alternativ som helt anpassades till deras behov.