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E-Signatur für HR-Abteilungen – welche Software empfiehlt sich?

Veröffentlicht von Martha Fauth

 

Die Digitalisierung von HR-Prozessen schreitet voran – doch welche E-Signatur-Software ist tatsächlich für Personalabteilungen geeignet? Neben Benutzerfreundlichkeit spielen vor allem Rechtssicherheit nach eIDAS, DSGVO-Konformität und die Integration in bestehende HR-Systeme eine entscheidende Rolle.

Dieser Leitfaden vergleicht die wichtigsten Lösungen und hilft HR-Verantwortlichen in Deutschland, die richtige Wahl zu treffen.

Warum E-Signatur im HR-Bereich besondere Anforderungen stellt

HR-Abteilungen unterzeichnen täglich eine Vielzahl von Dokumenten: Arbeitsverträge, NDAs, Betriebsvereinbarungen, Gehaltsänderungen, Zeugnisse und Onboarding-Formulare. Dabei gelten in Deutschland spezifische rechtliche Rahmenbedingungen:

Das Schriftformerfordernis nach § 623 BGB verlangte bisher für Kündigungen und Aufhebungsverträge die eigenhändige Unterschrift. Seit der Gesetzesreform vom März 2024 können unbefristete Arbeitsverträge in Textform (z. B. per E-Mail oder E-Signatur) abgeschlossen werden – was die Anforderungen an die Signaturlösung für viele HR-Dokumente vereinfacht.

Dennoch gilt: Für bestimmte Dokumente wie befristete Arbeitsverträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG) ist weiterhin die Schriftform erforderlich – das bedeutet QES oder Papier.

 

Die drei eIDAS-Signaturstufen für HR:

SignaturstufeAbkürzungTypische HR-AnwendungsfälleRechtliche Stärke
Einfache elektronische SignaturEESOnboarding-Formulare, interne Formulare, RichtlinienbestätigungenNiedrig
Fortgeschrittene elektronische SignaturFESUnbefristete Arbeitsverträge, NDAs, GehaltsänderungenMittel
Qualifizierte elektronische SignaturQESBefristete Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge, KündigungenHöchste (= eigenhändige Unterschrift)

Eine gute HR-E-Signatur-Lösung muss alle drei Stufen unterstützen – oder zumindest klar dokumentieren, welche Stufen abgedeckt werden.

 

Warum Scrive für HR-Abteilungen in Deutschland?

Scrive ist seit 2010 einer der führenden europäischen Anbieter für E-Signatur und elektronische Identifizierung. Im HR-Bereich bieten wir:

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    Volle eIDAS-Abdeckung (EES, FES, QES) – auch für rechtssichere befristete Arbeitsverträge
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    SAP SuccessFactors Integration: Automatisches Befüllen von Vertragsvorlagen, digitale Identifizierung der Unterzeichner, revisionssicheres Archiv
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    Compliance-Ready: DSGVO-konformes EU-Hosting, detailliertes Beweispaket mit Blockchain-Versiegelung
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    Schnelles Onboarding: Neue Mitarbeiter unterschreiben ohne eigenes Scrive-Konto – direkt per Link auf jedem Gerät
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    Mehrsprachige Workflows: Ideal für internationale Unternehmen mit deutschem Headquarters

Häufige Fragen: E-Signatur im HR

Sind elektronische Signaturen für Arbeitsverträge in Deutschland rechtsgültig?

Ja – seit der Reform vom März 2024 können unbefristete Arbeitsverträge in Textform abgeschlossen werden. Für befristete Verträge (§ 14 Abs. 4 TzBfG) ist weiterhin Schriftform (QES) erforderlich.

Welche Signaturstufe brauche ich für Kündigungen?

Kündigungen und Aufhebungsverträge erfordern nach § 623 BGB nach wie vor die Schriftform – also entweder Papier oder QES.

Wie integriert sich Scrive in Personio oder SAP?

Scrive bietet einen nativen Connector für SAP SuccessFactors und eine offene API für andere HR-Systeme wie Personio oder Workday.

Ist Scrive DSGVO-konform?

Ja. Scrive hostet Daten innerhalb der EU und ist als qualifizierter Vertrauensdiensteanbieter nach eIDAS registriert.

 

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