eSign Online
eSign Online ist das Online-Portal von Scrive. Senden, unterschreiben und verwalten Sie Ihre Verträge – egal wo Sie sind, auf jedem Gerät. Der gesamte Unterzeichnungsprozess umfasst nur wenige Schritte.
Wie die Comas Group E-Signaturen mit Scrive skalierte
Durch den Einsatz von Scrive konnte die Comas Group ihre Vertragsprozesse vereinheitlichen, beschleunigen und über ihre Tochtergesellschaften hinweg digitalisieren.
Die Herausforderung: Komplexes Dokumentenmanagement
Die Comas Group, ein Geschäftsbereich von Constellation Software mit Fokus auf Softwarelösungen für Bau und Fertigung, stand vor der Herausforderung, Dokumentenprozesse über mehrere akquirierte Unternehmen hinweg zu koordinieren. Die einzelnen Tochtergesellschaften waren unterschiedlich stark digitalisiert und über verschiedene Länder verteilt – das führte zu inkonsistenten Abläufen und einem hohen Zeitaufwand. Insbesondere bei internationalen Transaktionen verursachten klassische Methoden wie der Postversand erhebliche Verzögerungen. Die Comas Group suchte deshalb nach einer Lösung, um die Dokumentenunterzeichnung zu vereinheitlichen, Prozesse zu beschleunigen und die Effizienz im gesamten Unternehmensverbund spürbar zu steigern.
Lösung: Scrive eSign & API
„ Scrive ist eine einfache Lösung. Signieren sollte unkompliziert sein. Jeder kann es verstehen und den Prozess nachvollziehen, und genau das leistet Scrive meiner Meinung nach. Es ist eine unkomplizierte Signierlösung, die ihren Zweck erfüllt. “ Leon Mattig – Manager Operational Excellence, Comas Group
Die Comas Group implementierte Scrive 2021 erstmals bei A+W Software, ihrer größten Tochtergesellschaft. Der schnelle Erfolg und die klaren Vorteile zeigten schnell das Potenzial für eine breitere Anwendung. Angesichts geringerer Kosten und schnellerer Prozesse war klar, dass die Ausweitung der Scrive-Nutzung der beste Weg für die Comas Group war.
Daraufhin wurde Scrive schrittweise auf alle Tochtergesellschaften ausgeweitet – die Lösung ließ sich nahtlos skalieren, um den Anforderungen einer wachsenden Organisation gerecht zu werden.
Scrives Plattform für elektronische Signaturen überzeugte durch ihre Benutzerfreundlichkeit, Flexibilität und die einfache Integration in bestehende Workflows. Die Anbindung an das CRM-System über die Scrive-API automatisierte Prozesse zusätzlich und erhöhte die Effizienz.
Der Umstieg auf Scrive sorgte nicht nur für optimierte Arbeitsabläufe, sondern positionierte die Comas Group auch als Vorreiter in der digitalen Transformation ihres Sektors. Mit skalierbaren und zukunftssicheren Lösungen ist das Unternehmen bestens gerüstet, weiteres Wachstum zu managen – ohne Papierberge und Prozessverzögerungen. Diese klare Digitalstrategie verschafft der Comas Group einen Wettbewerbsvorteil, da sie schneller auf Marktveränderungen reagieren und flexibel skalieren kann.
Implementierung
„ Die Zusammenarbeit mit der Comas Group war unglaublich spannend. Zu sehen, wie aus einem einzelnen Anwendungsfall bei A+W Software ein breiter Rollout über zahlreiche Tochtergesellschaften wurde, ist für uns ein starkes Zeichen, wie sehr wir unsere Kunden beim Wachsen unterstützen. “
Susanna Frank – Customer Success Manager, Scrive
Die Implementierung von Scrive bei Tochtergesellschaften außerhalb von A+W Software war in erster Linie ein „Greenfield“-Projekt, da es dort an bestehenden digitalen Lösungen zur Dokumentensignatur mangelte. Dadurch verlief das Onboarding reibungslos, und der Mehrwert der neuen Prozesse wurde sofort sichtbar.
Trotz anfänglicher Bedenken gegenüber digitalen Signaturen – insbesondere im deutschen Markt – stieg die interne Akzeptanz rasch. Scrives intuitive Oberfläche und der klare Ablauf erleichterten die Einführung für Mitarbeitende. Auch externe Nutzer wie Kund und Partner gewöhnten sich schnell an den digitalen Prozess – mit dem zusätzlichen Vorteil, dass Bearbeitungszeiten für internationale Verträge erheblich verkürzt wurden.
Positives Feedback kam auch von neuen Mitarbeitenden, die die Nutzung von E-Signaturen bereits im Onboarding-Prozess als modern und fortschrittlich wahrnahmen – ein deutlicher Pluspunkt, besonders in einem Markt, in dem papierbasierte Abläufe noch häufig vorherrschen.
„Vereinbarungen, für die früher monatelang Dokumente physisch ins Ausland geschickt, geprüft und wieder zurückgesendet werden mussten, werden heute in Sekunden verschickt, von unserer Rechtsabteilung geprüft und innerhalb weniger Tage unterschrieben zurückgeschickt – einsatzbereit und startklar.“
Das Ergebnis: Schnelleres und effizienteres Dokumentenmanagement
- Höhere Effizienz: Die Bearbeitungszeiten von Dokumenten – besonders bei internationalen Verträgen – verkürzten sich drastisch. Was früher Monate dauerte, ist heute in wenigen Tagen erledigt.
- Kosteneinsparungen: Die Nutzung von Scrive führte zu über 90 % weniger Ausgaben für Papier, Druck und Versand. Auch die Lagerkosten werden deutlich sinken, da Papierarchive zunehmend abgeschafft werden.
- Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Neue Mitarbeitende waren vom modernen, digitalen Vertragsprozess beeindruckt – das stärkt das Image der Comas Group als innovatives Unternehmen.
- Verbessertes Kundenerlebnis: Obwohl anfängliche Bedenken bestanden, haben Kunden und Partner digitale Signaturen nach und nach angenommen und von der Geschwindigkeit und Bequemlichkeit profitiert.
- Skalierbarkeit: Dank der Flexibilität und einfachen Integration von Scrive konnte die Comas Group die Nutzung auf verschiedene Abteilungen und Tochtergesellschaften ausweiten und so ihre Wachstums- und Konsolidierungsstrategie unterstützen.
- ROI: Bereits nach 2–3 Monaten zeigten sich signifikante Einsparungen und Effekte. Das Dokumentenvolumen stieg um geschätzte 30–40 %, da Scrive in immer mehr Prozesse integriert wurde.
Lassen Sie uns reden
Vereinbaren Sie ein Gespräch mit uns – erzählen Sie uns, vor welchen Herausforderungen Sie stehen, und wir zeigen Ihnen, wie Scrive Ihre Geschäftsprozesse vereinfachen und echten Mehrwert für Ihr Unternehmen schaffen kann.
