Von Papier zu KI: Warum HR jetzt den digitalen Sprung wagen muss

Künstliche Intelligenz verändert die Arbeitsweise von Unternehmen rasant, und die HR-Abteilung steht im Mittelpunkt dieses Wandels. Dennoch versuchen viele HR-Teams, direkt in die KI-Experimentierphase überzugehen, ohne zuvor das dafür erforderliche digitale Fundament zu schaffen. Laut Stina de Hevesy, Chief Human Resources Officer bei Scrive, kann dieses Ungleichgewicht zu einem Hindernis für sinnvolle Fortschritte im HR-Bereich werden.

„KI ist unglaublich leistungsfähig, aber sie kann analoge Grundlagen nicht kompensieren“, erklärt Stina de Hevesy. „Wenn HR-Prozesse immer noch papierlastig sind oder manuell verwaltet werden, wird die Einführung von KI den Fortschritt nicht beschleunigen – sie wird lediglich das verstärken, was ohnehin nicht funktioniert. Digitale Reife ist in der HR kein optionales Extra; sie ist das Fundament, das eine verantwortungsvolle Nutzung von KI überhaupt erst möglich macht.”

Der Weg zu einer erfolgreichen KI-Einführung in der HR beginnt nicht erst mit dem Experimentieren, sondern bereits mit dem Aufbau starker digitaler Workflows und der Sicherstellung, dass das Unternehmen bereit ist, KI effektiv zu nutzen.

Die sich verändernde Rolle der HR an einem KI-gesteuerten Arbeitsplatz

Da sich Kompetenzen schnell verändern und traditionelle Jobprofile fließender werden, spielt die HR-Abteilung heute eine entscheidende Rolle bei der Vorbereitung von Unternehmen auf die KI. Die Mitarbeitenden erwarten von der HR Orientierung, Klarheit und Vertrauen, und Unternehmen verlassen sich auf die HR, um sowohl den Kompetenzaufbau als auch den Wandel zu steuern.

„Menschen wehren sich nicht gegen KI, weil sie Technologie ablehnen“, sagt Stina de Hevesy. „Sie wehren sich dagegen, weil sie nicht verstehen, wie sie sich auf ihre Arbeit auswirkt, welche Fähigkeiten sie benötigen oder wie sie die Chancen nutzen können. Die Aufgabe der HR ist es, diese Lücke zu schließen – Unsicherheit durch Lernen, Struktur und klare Kommunikation in Bereitschaft zu verwandeln.“

Dieses erweiterte Mandat positioniert die HR als zentralen Partner bei der Transformation des Unternehmens und nicht mehr nur als reine Support-Funktion.

Von Berufsbezeichnungen zu Kompetenzen: Schaffung einer agileren Organisation

Ein grundlegender Wandel, der derzeit stattfindet, ist der Übergang von starren Berufsbezeichnungen zu einem kompetenzbasierten Ansatz. Dabei werden Mitarbeitende auf der Grundlage dessen, was sie können, auf die geschäftlichen Anforderungen abgestimmt, anstatt auf die Rolle, die sie zufällig innehaben. KI-Technologien verstärken die Vorteile dieses Modells, indem sie Kompetenzdaten nutzen, um Menschen schnell mit Projekten, Aufgaben und Chancen zusammenzubringen.

„Unternehmen, die ihre Kompetenzlandschaft genau kennen, können sich viel schneller anpassen“, ist Stina de Hevesy überzeugt. „Wenn wir Menschen von starren Jobdefinitionen befreien, ermöglichen wir es ihnen, ihre Stärken dort einzusetzen, wo sie am dringendsten gebraucht werden. KI zeigt ihr ganzes Potenzial in Unternehmen, die bereits agil sind – und Agilität entsteht dadurch, dass man Kompetenzen erkennt und aktiviert, anstatt statische Rollen zu schützen.“

Diese Denkweise erfordert präzise und sich kontinuierlich weiterentwickelnde Kompetenzdaten – eine Aufgabe, die von der HR kuratiert und gepflegt werden muss.

Die Digitalisierungslücke: Warum KI nicht auf dem Papierweg funktioniert

Obwohl die Begeisterung für KI groß ist, verlassen sich viele Unternehmen immer noch auf manuelle, papierlastige HR-Workflows. Ausgedruckte Vereinbarungen, E-Mail-basiertes Onboarding, verstreute Dokumentationen und inkonsistente Prozesse machen es schwer, die solide und saubere Datengrundlage zu schaffen, auf die KI angewiesen ist. Die gleichen Herausforderungen gelten für die vielen Formulare, die durch die HR laufen, wie z. B. Elternzeitanträge, Abwesenheitsformulare, Neuanmeldungen von Mitarbeitenden, Bescheinigungen und andere Dokumente, die oft fragmentiert, papierbasiert oder über Ad-hoc-Tools abgewickelt werden.

„Wir sehen immer noch Unternehmen, die KI-Tools testen, während sie ihre Mitarbeitenden mit Papierverträgen zum Unterschreiben nach Hause schicken“, stellt Stina de Hevesy fest. „Das ist eine bewundernswerte Ambition, aber die Reihenfolge ist falsch. Digitale Signaturen, Identitätsprüfungen und automatisierte Workflows sind keine administrativen Upgrades; sie sind die Infrastruktur, die es KI ermöglicht, sicher, ethisch und effektiv zu arbeiten.“

Ohne diese Grundlagen läuft die KI-Einführung Gefahr, fragmentiert, risikoreich und letztlich ineffektiv zu werden.

Wie Scrive hilft, ein KI-bereites Fundament zu schaffen

Die Mission von Scrive deckt sich direkt mit den Grundlagen, die für eine verantwortungsvolle KI-Einführung in der HR erforderlich sind. Indem Scrive Unternehmen dabei unterstützt, analoge Prozesse durch sichere digitale Workflows wie E-Signaturen, Identitätsprüfungen, Formulare und automatisiertes Vertragsmanagement zu ersetzen, schafft es die saubere, zuverlässige Datengrundlage, auf die KI angewiesen ist.

Sobald digitale Workflows etabliert und die Prinzipien für den KI-Einsatz definiert köln, können Unternehmen die Automatisierung skalieren und hochwertige KI-Anwendungsfälle mit Vertrauen erschließen. Scrive ermöglicht dies durch die Bereitstellung einer sicheren, strukturierten Infrastruktur, die eine verantwortungsvolle und effektive KI-Einführung möglich macht.

Fazit: KI nicht überstürzen, sondern schrittweise darauf hinarbeiten.

Künstliche Intelligenz (KI) ist kein Schnellkurs zur Modernisierung. Sie beschleunigt die Entwicklung von digitalen Arbeitsabläufen, die Förderung von Kompetenzen und die Schaffung einer entsprechenden Unternehmenskultur. Wer sich die Zeit nimmt, diese Grundlagen zu schaffen, kann den wahren Wert der KI erschließen und mit Zuversicht voranschreiten. „Die KI-Transformation ist nie die Aufgabe einer einzelnen Abteilung“, ergänzt Stina de Hevesy . „Das Business erkennt die Chancen, die IT entwickelt die Lösung und die Personalabteilung bereitet die Mitarbeitenden vor. Wenn diese drei Elemente zusammenarbeiten, wird KI zu einer natürlichen Erweiterung der Arbeitsweise des Unternehmens.“ Stina de Hevesy schließt: „Die Unternehmen, die mit KI erfolgreich sind, sind nicht die schnellsten Anwender, sondern diejenigen, die sich gezielt vorbereiten. Digitalisieren Sie Ihre Prozesse. Schaffen Sie Vertrauen in Ihre Daten. Befähigen Sie Ihre Mitarbeitenden. Sobald diese Elemente vorhanden sind, wird KI transformativ statt disruptiv.“ Scrive ist stolz darauf, Unternehmen auf diesem Weg zu begleiten und sie beim Aufbau sicherer und zuverlässiger digitaler Grundlagen zu unterstützen, die den Übergang zu KI ermöglichen und wirkungsvoll gestalten.