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eSign Online ist das Online-Portal von Scrive. Senden, unterschreiben und verwalten Sie Ihre Verträge – egal wo Sie sind, auf jedem Gerät. Der gesamte Unterzeichnungsprozess umfasst nur wenige Schritte.
ESS Group optimiert HR-Abläufe mit Caspeco und Scrive
Erfahren Sie, wie Caspeco und Scrive der ESS Group dabei geholfen haben, ihre HR-Prozesse zu optimieren und Verzögerungen zu reduzieren.
Die ESS Group ist ein Hotelunternehmen, das für seine einzigartigen Hotels, Restaurants und Erlebnisse in ganz Schweden bekannt ist. Mit dem Fokus auf unvergessliche Gästeerlebnisse setzt die ESS Group auf effiziente digitale Lösungen zur Verwaltung ihrer wachsenden Belegschaft. Mehr über die ESS Group erfahren Sie auf ihrer Website.
Herausforderung
Die manuelle Verwaltung von Arbeitsverträgen und Personaldokumenten war für die ESS Group ein zeit- und ressourcenintensiver Prozess. Lohnbuchhalter und Personalabteilungen mussten große Mengen an Papierverträgen bearbeiten, was zu Ineffizienzen, Verzögerungen und unnötigen Umweltbelastungen führte. Die Übersicht über Verträge, Änderungen und Mitarbeiterdokumente erforderte einen erheblichen Verwaltungsaufwand, insbesondere in Zeiten hoher Personalbeschaffungsraten.
Lösung
Durch die Implementierung von Caspeco und Scrive ist die ESS Group zu einem vollständig digitalen Prozess für Arbeitsverträge und andere wichtige HR-Dokumente übergegangen. Die Plattform ermöglicht es der Personalabteilung, Verträge sicher und effizient zur elektronischen Signatur zu versenden und stellt sicher, dass die Dokumente vor dem Versand geprüft werden, um Fehler zu minimieren. Das System verwaltet außerdem Anhänge, Vertraulichkeitsvereinbarungen, Verantwortungszusätze, Warnungen und Arbeitszeugnisse und zentralisiert die gesamte HR-Dokumentation in einem einzigen digitalen Archiv.
Die digitale Lösung ermöglicht zudem die Beteiligung mehrerer Beteiligter am Unterzeichnungsprozess. Personalverantwortliche können den Status von Verträgen in Echtzeit verfolgen, und die Personalabteilung kann Dokumente genehmigen, bevor sie an die Mitarbeitenden gesendet werden. Diese umfassende Übersicht verbessert die Transparenz und Kontrolle über den gesamten Unterzeichnungsprozess.
„Caspeco/ Scrive hat unsere HR- und Gehaltsabrechnungsprozesse schneller und effizienter gemacht. Durch die digitale Signatur sparen wir Zeit, schonen die Umwelt und erhalten einen besseren Überblick über alle Vereinbarungen und Dokumente.“
Ergebnisse
Die Einführung von Caspeco und Scrive hat die HR-Abläufe der ESS Group verändert:
- Deutliche Zeitersparnis : Früher war für die Bearbeitung von Arbeitsverträgen eine eigene Vollzeitstelle erforderlich, die täglich fünf bis zehn Verträge verwalten musste. Jetzt werden Verträge digital und remote übermittelt, was den Arbeitsaufwand drastisch reduziert.
- Schnelleres Onboarding : Beim Eröffnen neuer Standorte oder beim Erweitern von Teams kann die ESS Group Mitarbeitende schnell einarbeiten, ohne dass es zu Verzögerungen durch manuellen Papierkram kommt.
- Verbesserte Compliance und Organisation : Durch die digitale Archivierung können alte Vereinbarungen und Zertifikate problemlos abgerufen werden. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Dokumente ordnungsgemäß gespeichert und bei Bedarf abgerufen werden können.
- Geringere Umweltbelastung : Durch die Abschaffung von Papierverträgen konnte das Unternehmen seinen Papierverbrauch deutlich senken und so seinen Nachhaltigkeitszielen gerecht werden.
- Bessere Übersicht und Kontrolle : Das System bietet einen klaren Überblick darüber, wer Vereinbarungen unterzeichnet hat und wer noch darauf wartet, wodurch die Nachverfolgung verbessert und der Verwaltungsaufwand reduziert wird.
„Ohne diesen Service bräuchten wir eine Vollzeitstelle, um diese Aufgaben zu bewältigen.“
Mahlin Nylander – HR/Payroll Administrator
Über Caspeco
Caspeco bietet ein komplettes Restaurantsystem für die Gastronomie und optimiert die Abläufe sowie das Gästeerlebnis für über 2.500 nordische Unternehmen. Von Reservierungen über Online-Bestellungen bis hin zu QR-Codes und mobilen Kassensystemen – Caspeco deckt alle Prozesse ab. Auch das Personalmanagement – einschließlich Schichtplanung, Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung – ist vollständig integriert. Dank leistungsstarker Analysen entdecken Kunden neue Wege zur Steigerung ihrer Rentabilität. Eine einfache und intelligente Lösung für Cafés, Franchise-Ketten und alles dazwischen.
Lassen Sie uns reden
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